2020年1月12日，隨著最后一個分系統(tǒng)會議的結束，萬達集團2019年年會落下帷幕。這是萬達酒店人創(chuàng)造的又一個奇跡，因為負責籌備會議的廣州融創(chuàng)文華及嘉華酒店把150天的籌備時間壓縮到8天，圓滿完成了任務。
2020年1月11日，萬達集團年會在廣州融創(chuàng)文華及嘉華酒店隆重召開。會場上，氣氛莊嚴而熱烈；會場下，服務工作緊張而有序。
這是一次非同尋常的盛會，參加此次年會的人員眾多，與會人員及演職人員總計多達約1400人，其中演職人員720人，是萬達集團歷屆年會中，人數最多的一次。而負責籌備會議的廣州融創(chuàng)文華及嘉華酒店，在武漢萬達瑞華及嘉華酒店等兄弟酒店的配合下，更是把150天的籌備時間壓縮到8天，這是萬達酒店人創(chuàng)造的又一個奇跡，它讓每個萬達酒店人再一次看到了“萬達效率”，也讓每個參會人員親歷了萬達酒店的高品質服務。
僅剩8天 臨時遷址
2020年1月2日下午4點，元旦假期后的第一個工作日，廣州融創(chuàng)萬達文華及嘉華酒店總經理接到緊急任務：萬達集團年會由原定的武漢萬達瑞華酒店變更至廣州融創(chuàng)萬達文華及嘉華酒店。而這時，距離會議召開僅剩下8天的時間。一般情況下，從年會任務下達至酒店到會議召開，酒店通常會有150天的準備期。但是“指令就是集結號，執(zhí)行無借口”。
接到任務后，酒店總經理迅速召開酒店管理層會議，部署會議的籌備工作。在接到指令的當晚10點30分，原承辦單位武漢萬達瑞華酒店各部門負責人抵達廣州；午夜時分，酒管總部負責年會籌備的人員也趕到酒店。
集結完畢，大家當即召開溝通會，根據時間緊、任務重的具體情況，酒店參照以往的接待方案，按照酒店部門、區(qū)域進行分工；同時，從會議場地、住房要求、餐飲接待、迎賓禮遇、物資采購、人力支援等方面，將完成時間明確到具體時點，形成了一個詳細而完善的會議籌備計劃，為籌備工作的順利開展打下了基礎。
全員無休 兄弟馳援
1月3日至1月11日年會籌備及召開期間，廣州酒店全體人員放棄了個人休假，全員投入到緊張的工作中。然而，在499間客房、人房比僅為0.85的情況下，接待任務是異常繁重的。
為了保證會議接待水平，208名來自兄弟酒店的支援人員也緊急趕至廣州支援。他們中有接待活動第一道關卡的前臺、禮賓員；有專業(yè)的貼身管家；有為客房公區(qū)提供清潔保障的服務員；有提供餐飲服務的餐飲西廚房、宴會及各餐廳服務人員；有提供會議保障的工程、安監(jiān)人員；也有萬達VIP接待的服務精英團隊。
這208名酒店支援人員，帶來了嫻熟的服務技能、熱忱的服務態(tài)度，也帶著萬達人身上特有的高效和敬業(yè)的工作精神。會議接待工作中，為了使后勤保障無差錯，工程維修、保安巡查24小時輪班值守；為了讓入住客人感受到貼心的服務，餐飲服務也提供24小時服務。這些工作的背后，浸透著每一個服務人員辛勤的汗水。
想得精細 干得迅速
酒管公司總部擔負著會議籌備的總體協(xié)調、組織和監(jiān)管工作。由于時間緊張，籌備工作負責人每天早、晚召開兩次專項接待會議，確保服務標準的執(zhí)行和各類事項流程的審批、流轉。
廣州融創(chuàng)萬達文華酒店作為集團VIP領導的接待酒店，展開了一場堪比“新酒店精開荒”的“大工程”，房間從基礎清潔、凈化除味、布草洗滌、窗簾熨燙，到房間的歡迎禮品、夜床禮品的準備等，都做了大量精細化的工作。在VIP迎賓環(huán)節(jié)，酒店特意安排了極富嶺南特色的絲弦迎賓樂隊以及身著西關民國裝扮的天使奉茶禮，讓與會領導感受了一番別具風格的粵式禮遇。
廣州融創(chuàng)萬達嘉華酒店作為參會人員接待酒店，結合接待人數眾多、到達時間集中的特點，前臺做到提前分房、制作房卡，并快速辦理入住，極大地縮短了參會人員入住離店的辦理速度，大大提升了客戶體驗。
精益求精 書寫奇跡
在這緊張而激動的8天時間里，有辛苦的汗水，也有感動的淚水。
此次接待工作，最為緊迫的是溝通協(xié)調場地及房間使用問題。酒店管理層為此制定了對外公關方案，銷售團隊統(tǒng)計所有宴會廳及房間使用情況，并當即與客戶進行聯(lián)系，商討場地更改或者延期的解決方案，同時開展與OTA渠道預訂及散客的溝通工作。市場銷售團隊為客戶提前做好各種備選補償方案，本著將損失降到最低的原則，通過誠意致歉與有效溝通，將原訂宴會場地及房間的客戶協(xié)調出來，在26個小時內, 為集團年會順利舉行邁出了第一步。
酒店宴會小組配合會務組做好各種宴會廳翻臺、布場、調控的準備。為了保證年會當天的順利舉辦，宴會廳場地進行了數次翻臺彩排，從1月4日第一次彩排的26分鐘翻臺速度，到1月10日清晨5點彩排19分鐘的翻臺速度，這7分鐘速度的提高，是酒店經歷了數次調整和演練的結果。
餐飲團隊在安排每日早、午、晚、夜宵四餐時，每日每餐都會提供三套方案，每套方案都會提前做出樣品并每天試菜，供大家品嘗并聽取反饋意見，直到每餐搭配都做到精益求精。
2020年1月12日，隨著最后一個分系統(tǒng)會議的結束，萬達集團2019年年會落下帷幕，但是，由萬達人創(chuàng)造的一個又一個奇跡還在上演。古希臘著名劇作家索福克斯說過，“人世間有很多奇跡，但是，人比所有奇跡更加神奇”。正如 《萬達之歌》所唱的，“萬達人，敢闖敢試從來不畏懼；萬達人，遭遇挫折堅持不放棄；萬達人，永遠保持旺盛生命力”，相信勇敢堅韌、百折不撓的萬達人會在新征程中繼續(xù)詮釋萬達精神，成為無數奇跡的締造者！