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會議閉環(huán)法

作者:萬達(dá)電商

方法概述

對工作會議中的主要內(nèi)容尤其是重要對話、重大事項、會議結(jié)果、相關(guān)的解決辦法和行動計劃進(jìn)行概括記錄,并進(jìn)行歸檔、管理、查詢、問題追蹤和未來追溯。

操作流程

會議紀(jì)要閉環(huán)的標(biāo)準(zhǔn)動作:

記錄 整理 提交 追蹤 存檔

1.會議紀(jì)要記錄原則

(1)所有會議均需要做會議記錄,以方便相關(guān)信息的查詢和后續(xù)追蹤、落實;

(2)會議紀(jì)要需要如實記錄,對內(nèi)容進(jìn)行概括、總結(jié),分類別或分項目記錄;

(3)會議紀(jì)要包含(但不僅限于)如下內(nèi)容:會議的基礎(chǔ)信息(時間、地點、與會人員)、主要內(nèi)容以及議題、會議討論決定的重大事項、會議決定的行動計劃或改進(jìn)措施。

2.會議紀(jì)要整理原則

(1)整理人員:

內(nèi)部會議:由部門負(fù)責(zé)人指定。

跨部門會議:參與人員自行安排人員跟進(jìn)。

(2)整理要求:

標(biāo)題采用微軟雅黑5號字,加粗。

正文采用微軟雅黑5號字。

重點部分標(biāo)紅加粗。

(3)重大會議的特殊整理流程:

重大會議定義:公司級并且與本部門或者本項目密切相關(guān)的會議。

重大會議的特殊流程:

結(jié)束之后需要組織參會人員對會議中的重大議題進(jìn)行討論,并將討論會記錄在會議紀(jì)要中。

討論形式:部門內(nèi)人員輪流發(fā)言,會議召集人或會議記錄撰寫人員做最后陳述。

3.會議紀(jì)要的提交原則

(1)會議紀(jì)要的整理和提交應(yīng)在會議結(jié)束之后的一個工作日內(nèi)完成,提交直屬領(lǐng)導(dǎo)審核之后發(fā)給與會所有人員,并抄送部門負(fù)責(zé)人。

(2)會議紀(jì)要必須以郵件正文形式發(fā)給所有相關(guān)人員。

(3)會議紀(jì)要中提及的文件(包括電腦圖、PPT、表格等)都必須以附件形式包含在郵件中。

4.會議紀(jì)要的追蹤原則

(1)會議紀(jì)要中涉及的行動計劃及重要工作、遺留問題的追蹤由會議發(fā)起人安排專人進(jìn)行追蹤、反饋。

(2)會議若產(chǎn)生需要追蹤的問題子項,必須撰寫會議紀(jì)要問題追蹤表,提交部門檔案管理員,直到就相關(guān)問題再次召開會議,解決相關(guān)問題,形成會議紀(jì)要,并提交部門檔案管理員核銷問題之后才算閉環(huán)。

(3)會議紀(jì)要形成閉環(huán)之后才可歸檔。

5.歸檔管理

(1)歸檔管理的人員安排:

(a)部門設(shè)立檔案管理員一職,可由相關(guān)人員兼任。

(b)所有部門會議紀(jì)要,由檔案管理員進(jìn)行歸檔管理。

(c)跨部門會議的歸檔管理視同(b)條。

(2)歸檔管理的形式:以A4紙質(zhì)形式存放于專用文件夾中,會議紀(jì)要按時間排序,文件夾首頁為目錄頁,按會議紀(jì)要標(biāo)題首字母拼音排序。

(3)會議記錄的索引結(jié)構(gòu):

(a)索引表1:按照會議紀(jì)要標(biāo)題的首字母拼音排序;

索引表2:按照會議紀(jì)要提交人的名字排序。

(b)主文件:按照會議召開的時間排序。

(4)會議紀(jì)要的查詢方式:

(a)按時間查詢:如果知道會議的召開時間,直接查詢主文件。

(b)按標(biāo)題查詢:不清楚會議召開的具體時間,從索引表中查詢標(biāo)題首字母查詢主文件存放位置。

(c)按提交人查詢:不清楚會議時間、標(biāo)題,則可以從索引表2中按會議紀(jì)要提交人名字查詢主文件存放位置。

會議紀(jì)要內(nèi)容的模塊化

操作案例

【電商管理后臺功能溝通會2013.09.10】會議紀(jì)要

1.會議時間:2013年9月10日星期二(16:00—17:30)。

2.會議地點:電商第一會議室。

3.與會人員:陳秀英、馬俊、王楊、李明升、滕愛華、張健等。

4.會議目的:講解電商整體管理后臺功能,溝通涉及實際操作中財務(wù)、運營相關(guān)流程。

5.會議結(jié)論

補(bǔ)充:如果會議未產(chǎn)生遺留問題,此模塊中,注明未產(chǎn)生遺留問題。

6.遺留問題

7.會議內(nèi)容:

(1)第三方平臺營銷思路分享及方案的溝通

(2)項目分工對接明細(xì)

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